ERP: qué es y por qué es esencial

Hoy en día las empresas tienen que ser super rapidas para tomar decisiones y trabajar bien organizadas. Para eso usan una herramienta muy útil llamada ERP. Seguramente has escuchado esa palabra, pero a lo mejor no tienes claro que es exactamente o para que sirve. Pues aqui te lo explico de forma sencilla.

Qué es un ERP

ERP significa Enterprise Resource Planning o en español “Planificación de Recursos Empresariales”. Es basicamente un programa que integra y organiza todos los procesos importantes de una empresa: las ventas, las compras, las finanzas, el inventario, los recursos humanos, la produccion, etc.

La gran diferencia con tener programas separados para cada cosa, es que el ERP junta todo en una sola base de datos y un solo sistema. Así, si por ejemplo el departamento de ventas mete un pedido, automaticamente se actualiza el inventario y el área de finanzas ve que entra ese dinero. Todo pasa en tiempo real.

Como funciona un ERP

Un ERP se divide en modulos, cada uno especializado en algo:

• Finanzas: lleva las cuentas, los pagos, presupuestos y facturas.
• Recursos humanos: controla las nominas, horarios y contrataciones.
• Ventas y clientes: guarda datos de clientes, pedidos y cotizaciones.
• Compras: gestiona los proveedores y ordenes de compra.
• Inventario: dice cuanta mercancia hay y donde está.
• Producción: organiza lo que hay que fabricar y con que materiales.

Lo bueno es que todos estos modulos estan conectados, asi la informacion fluye sin errores y todos saben lo que pasa al momento.

Un poco de historia

Los ERP no aparecieron de golpe. Primero, en los años 60-70 existieron los MRP, que solo planificaban materiales para fabricar. Luego en los 80 vinieron los MRP II, que añadieron más funciones de produccion. Finalmente, en los 90 llegaron los ERP como los conocemos hoy, que integran todas las areas de la empresa.

Ahora incluso hay ERP en la nube, que se pueden usar desde cualquier sitio con internet.

Ventajas de usar un ERP

Tener un ERP en una empresa tiene bastantes ventajas:

• Todo integrado: no hay que andar buscando datos en 5 programas distintos.
• Menos errores: al automatizar tareas repetitivas, se equivocan menos.
• Decisiones más rápidas: tienes la información actualizada para decidir.
• Crece contigo: se le pueden añadir módulos si la empresa se hace más grande.
• Cumples las leyes: muchos ERP se actualizan solos para seguir las normas fiscales y laborales.
• Comunicación: consigue mejorar la comunicación entre departamentos.
• Integración: puede aplicarse la IA para predecir las ventas o problemas antes de que pasen.
• Variedad: hay ERP por sectores como por ejemplo: para hoteles, para fabricas, para hospitales, etc…

Por qué es esencial hoy

En la actualidad, donde la competencia es mundial, un ERP es casi obligatorio porque:

• Permite manejar operaciones complicadas y en varios paises.
• Ayuda a digitalizar la empresa y usar otras tecnologias nuevas.
• Permite adaptarse rapido a cambios del mercado.
• Mejora la experiencia del cliente porque todo se gestiona más rapido.
• A la larga ahorra dinero, aunque al principio cueste.

Ejemplos de ERP conocidos

Algunos ERP famosos son:

• SAP ERP – muy usado en empresas grandes.
• Oracle NetSuite – funciona todo en la nube.
• Microsoft Dynamics 365 – se integra con programas de Microsoft.
• Odoo – es modular y de codigo abierto, bueno para pymes.
• Infor CloudSuite – especializado en industrias como fabricacion o salud.

Problemas al implementar un ERP

No todo es perfecto. Montar un ERP puede ser dificil por:

• Gente que no quiere cambiar la forma de trabajar.
• El costo inicial puede ser alto.
• Tarda tiempo en instalarse y adaptarse.
• Hay que entrenar al personal para usarlo bien.
• Si no se usa bien no se aprovecha al 100%.
• Depende de internet si es un ERP en la nube.

El futuro de los ERP

Los ERP seguiran mejorando. Ahora se tiende a:

• Usarlos en la nube.
• Integrarlos con inteligencia artificial y analisis de datos.
• Tener interfaces más faciles de usar.
• Usarlos desde moviles y tablets.

Conclusión

En resumen, un ERP es como el cerebro de la empresa. Organiza todo, conecta las áreas y ayuda a tomar mejores decisiones. En un mundo tan rápido y digital, es casi imposible competir sin uno. Puede costar al principio, pero a la larga hace que la empresa funcione mucho mejor y crezca más fácil.